Nowoczesny urząd – nowoczesne metody komunikacji

Jeszcze kilka lat temu dialog między urzędnikami, a mieszkańcami odbywał się za pomocą pism, wezwań, czy bezpośrednich spotkań w urzędzie. Czasy się zmieniają, a technika idzie do przodu. Młodzi ludzie bardzo często nie mają czasu na wizyty w urzędzie, dlatego staramy się docierać z informacjami w najwygodniejszy dla nich sposób. 

Pierwszym z nich jest e-urząd, czyli możliwość załatwiania spraw w zaciszu swojego mieszkania poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu gminy. Dzięki niej mieszkańcy mają  możliwość przesyłania pism w formie e-formularzy, podpisywania i szyfrowania przesyłki przy zastosowaniu podpisu elektronicznego, śledzenia toku postępowania sprawy, zaznajamiania się z listą spraw załatwianych w urzędzie, czy pobierania wzorów dokumentów. Otrzymanie każdego elektronicznego formularza przez urząd jest potwierdzane wysłaniem poświadczenia odbioru. Usługa ta zapewniana jest przez system Hardware Security Module (HSM). Elektroniczna skrzynka dostępna jest na stronie www.dlugoleka.eboi.pl. 

Jako jedna z nielicznych gmin wiejskich w województwie, aktywnie prowadzimy również profil na Facebooku – Gmina Długołęka. Można na nim znaleźć najświeższe informacje z życia gminy z linkami do artykułów na stronie internetowej, liczne zdjęcia z gminnych wydarzeń, a także zabawy, które cieszą się sporym powodzeniem. Internetową społeczność tworzy już ponad 600 osób, ale potencjał nie został jeszcze w pełni wykorzystany.  Planujemy już nowy harmonogram wpisów, który uatrakcyjni profil i zachęci mieszkańców do aktywnego korzystania. Coraz więcej osób zapisuje się również do newslettera, który dostarczany jest na ich skrzynkę mailową. Można to zrobić bezpośrednio ze strony internetowej, wpisując swój adres w okienku Newsletter (po lewej stronie). Osoby, którym taka forma komunikacji kojarzy się ze spamowaniem skrzynki mogą być spokojne. Wiadomości przychodzą nie częściej niż dwa razy w miesiącu.

Kolejną propozycją jest system SISMS, poprzez który mieszkańcy otrzymują ważne informacje na telefon komórkowy. Ostatnio została stworzona nowa platforma dedykowana kobietom. Po wysłaniu sms-a o treści TAK.dwr02k pod numer 661 000 112, panie są informowane m.in. o organizowanych na terenie gminy badaniach mammograficznych, szczepieniach przeciwko HPV, rekrutacji do żłobka, czy kobiecych spotkaniach – jak choćby ostatnie forum w Borowej. W samym urzędzie od niedawna można również bezpłatnie korzystać z internetu w telefonie i laptopie, dzięki otwartej sieci Wi-Fi. Informacje ze strony www.archiwum.gmina.dlugoleka.pl oraz z BIP-u można uzyskać również za pomocą infokiosku (interaktywny punkt informacyjny), który znajduje się przy biurze podawczym. 

Adrian Walczyk

Dodano: 24 kwietnia, 2013

Komentarze

Komentowanie wyłączone.